लॉकडाउन में पमरे के आफिसों में मैनुअली काम घटा, ई-फाइलों की संख्या में 4 गुना इजाफा

भारतीय रेलवे में वेस्ट सेंट्रल रेलवे (डबलूसीआर) ने लॉकडाउन के दौरान डिजिटली कामों का बढ़ावा देने के लिए पूरी ताकत से काम किया, जिसका परिणाम यह है कि अब यहां के आफिसों में मैनुअली काम काफी घट गया है, जबकि ई-फाइलां की संख्या में 4 गुना से ज्यादा का इजाफा हुआ है.

लॉकडाउन और कार्यालयों में मानवध्भौतिक संपर्कों को कम करने के प्रयासों ने मैनुअल फाइलिंग प्रणाली को छोड़कर पश्चिम मध्य रेलवे ने डिजिटल प्लेटफॉर्म के उपयोग को आगे बढ़ाया है. रेलटेल द्वारा क्रियान्वित एनआईसी ई-ऑफिस प्लेटफॉर्म पर पश्चिम मध्य रेलवे कार्यालयों की डिजिटल फाइलों की संख्या में पिछले 4-5 महीनों के दौरान 4-5 गुना वृद्धि हुई है. 

इस संबंध में मुख्य जनसंपर्क अधिकारी पमरे, श्रीमती प्रियंका दीक्षित ने बताया कि लॉकडाउन से पहले पश्चिम मध्य रेलवे द्वारा सृजित ई-फाइलों की संख्या 6360 थी और 14-8-2020 तक पश्चिम मध्य रेलवे कार्यालयों ने ई-ऑफिस प्लेटफॉर्म में 24449 डिजिटल फाइलें सृजित की हंै. इस अवधि के दौरान पश्चिम मध्य रेलवे के उपयोगकर्ताओं द्वारा सृजित ई-प्राप्तियां की संख्या भी 4 गुना बढ़ गई है. कार्य में सुगमता के लिए पिछले चार महीने में कुल 1371 नए उपयोगकर्ता जोड़े गए.

रेल टेल के ई-आफिस से आई कार्यों में गति

रेलटेल, रेल मंत्रालय के अंतर्गत एक मिनी रत्न पीएसयूए भारतीय रेलों के लिए एनआईसी ई-ऑफिस सुईट को चरणबद्ध तरीके से क्रियान्वित कर रहा है. वर्तमान में भारतीय रेलों की 106 इकाइयों (क्षेत्रीय मुख्यालय, डिवीजनों, उत्पादन कारखानों, केंद्रीय प्रशिक्षण संस्थानों आदि) में 105959 उपयोगकर्ता हैं और 14 अगस्त 2020 तक कुल 1896584 ई.प्राप्तियां और 598091 ई-फाइलें सृजित की जा चुकी थीं.

पमरे में डिजिटल फाइलिंग का उपयोग तेजी से बढ़ा

डिजिटल फाइलिंग का उपयोग तेजी से बढऩे के साथ, पश्चिम मध्य रेलवे पेपर लेस ऑफिस कल्चर को अपनाने के लिये फास्ट ट्रैक पर है, जो न केवल परिचालन लागत को बचाएगा, बल्कि कार्बन फुट प्रिंट को भी कम करेगा. ई-ऑफिस की उपलब्धता के कारणए पश्चिम मध्य रेलवे में अधिकांश फ़ाइल कार्य अब कार्यालयों में भौतिक उपस्थिति के बिना सुचारू रूप से जारी रह सकता है, जो इस संकट के समय में एक वरदान है. रेलटेल ने रेलवे के अधिकारियों को वर्चुअल प्राइवेट नेटवर्क कनेक्शन भी उपलब्ध कराए हैं, ताकि वे फ़ाइल कार्यों को दूरस्थ रूप से संसाधित करने में सक्षम हो सकें. फाइलों का त्वरित निस्तारण और व्यवस्थित रखरखाव, लंबित फाइलों की समय पर निगरानी एनआईसी ई-ऑफिस के कुछ अन्य तात्कालिक लाभ है.

अफसरों को ई-आफिस का दिया है प्रशिक्षण

रेलवे अधिकारियों को ई-ऑफिस प्लेटफॉर्म को कुशलतापूर्वक संभालने के लिए रेलटेल टीमों द्वारा उन्हें कठोर प्रशिक्षण उपलब्ध कराया है, अधिकारियों को मैनुअल फाइल सिस्टम का उपयोग करने की आदत छोडऩे के लिये अनुकूलित किया गया है. सिस्टम का उपयोग करने में किसी भी परेशानी की स्थिति में रेलवे के किसी भी उपयोगकर्ता की सहायता करने के लिए हमारे यहाँ एक हेल्प डेस्क की भी व्यवस्था है.